Kevesebb kézi munka.
Átláthatóbb működés.
Ha az információk e-mailekben, táblázatokban és különböző alkalmazásokban szétszórva találhatók, a napi működés könnyen nehezen követhetővé válik. Segítek átnézni és egyszerűsíteni a belső folyamatokat, majd olyan digitális rendszert kialakítani, amely valóban támogatja a mindennapi munkát.
Ismerősek ezek a helyzetek?
A működési nehézségek gyakran nem egyetlen nagy problémából, hanem sok apró, ismétlődő feladatból és nehezen követhető információból adódnak.
Ugyanazt az adatot többször is rögzítitek
Az információ több táblázatba, dokumentumba vagy alkalmazásba is bekerül, ami időt vesz el és növeli a hibázás lehetőségét.
Az információk több helyen vannak
E-mailekben, üzenetekben, táblázatokban és jegyzetekben kell keresni, hogy kiderüljön, hol tart egy feladat.
A határidőket fejben kell tartani
A következő lépések és visszajelzések könnyen elmaradnak, ha nincs közös, követhető rendszer.
Nem látható egyértelműen, ki mit csinál
A feladatok gazdája, állapota vagy következő lépése nem mindig egyértelmű.
Sok az ismétlődő adminisztráció
Ugyanazok az e-mailek, dokumentumok, adatbekérések és státuszfrissítések újra és újra kézzel készülnek el.
A meglévő eszközök nem alkotnak rendszert
Több alkalmazás is használatban van, de az adatok és a feladatok nem kapcsolódnak össze átlátható folyamattá.
A rendszer a munkát kövesse – ne a munkát kelljen a rendszerhez igazítani
Nem önmagában egy új alkalmazás a cél. Először megértjük, hogyan működik jelenleg a vállalkozás, majd csak azokat a folyamatokat és digitális eszközöket alakítjuk át, amelyek valóban időt takarítanak meg és javítják az átláthatóságot.
Folyamatok áttekintése és egyszerűsítése
Feltérképezzük a jelenlegi működést, megkeressük a felesleges lépéseket, a párhuzamos feladatokat és azokat a pontokat, ahol elakad vagy elveszik az információ.
- jelenlegi munkafolyamatok feltérképezése
- feladatok és felelősségi körök áttekintése
- párhuzamos és felesleges lépések azonosítása
- egyszerűbb, követhetőbb folyamat kialakítása
- fejlesztési sorrend meghatározása
Központi nyilvántartások és feladatkezelés
Olyan közös működési felületet alakítunk ki, ahol az adatok, feladatok, státuszok és határidők egy helyen követhetők.
- ügy-, projekt- vagy rendelésnyilvántartás
- feladatok és felelősök kezelése
- státuszok és határidők követése
- dokumentumok és kapcsolódó információk rendszerezése
- vezetői áttekintő felületek
Digitális munkafolyamatok és automatizálás
Az ismétlődő, szabályok alapján működő feladatok egy része egyszerűsíthető vagy automatizálható, így kevesebb kézi adminisztrációra van szükség.
- online adatbekérő űrlapok
- automatikus feladat- és státuszfrissítések
- emlékeztetők és értesítések
- dokumentum- és e-mailsablonok
- egyszerű jóváhagyási folyamatok
- egymáshoz kapcsolódó digitális lépések
Belső működés vagy ügyfélfolyamat?
Ez a szolgáltatás elsősorban a vállalkozás belső működésére koncentrál: hogyan kezelitek az adatokat, feladatokat, nyilvántartásokat és egymás közötti munkafolyamatokat. Az érdeklődéstől, ajánlatkéréstől vagy időpontfoglalástól induló, ügyfeleket érintő megoldások a Digitális ügyfélfolyamatok szolgáltatáshoz tartoznak.
A működő rendszer mindig a folyamat megértésével kezdődik
Helyzetfelmérés
Átbeszéljük a jelenlegi működést, a használt eszközöket és a legtöbb időt vagy nehézséget okozó feladatokat.
Folyamatfeltérképezés
Lépésről lépésre áttekintjük, hogyan haladnak az adatok, feladatok és információk a vállalkozásban.
Fejlesztési terv
Meghatározzuk, mit érdemes egyszerűsíteni, összevonni, digitalizálni vagy automatizálni.
Kialakítás és tesztelés
Elkészül a kiválasztott működési rendszer, majd valós helyzeteken közösen kipróbáljuk és pontosítjuk.
Átadás és támogatás
A rendszer használatához érthető útmutatót és betanítást adok, igény esetén pedig a további fejlesztésben is segítek.
Egyszeri fejlesztés vagy folyamatos támogatás
A közös munka lehet egy konkrét működési probléma megoldására irányuló projekt vagy hosszabb távú, folyamatos fejlesztési együttműködés.
Folyamat- és rendszerfejlesztési projekt
Akkor megfelelő, ha egy konkrét működési területet szeretnél átláthatóbbá tenni, vagy egy új digitális rendszert szeretnél kialakítani.
A projekt része lehet:
- folyamat- és igényfelmérés
- fejlesztési javaslat
- a rendszer megtervezése és kialakítása
- nyilvántartások és munkafolyamatok beállítása
- tesztelés és pontosítás
- használati útmutató
- betanítás és átadás
A pontos díj a fejlesztendő folyamatok számától, a rendszer összetettségétől, a felhasználók számától és a szükséges beállításoktól függ.
Folyamatos működésfejlesztési támogatás
Akkor megfelelő, ha a folyamatokat és rendszereket fokozatosan szeretnéd fejleszteni, vagy a már kialakított megoldás működtetéséhez is szükséged van támogatásra.
A havi együttműködés része lehet:
- meglévő folyamatok rendszeres felülvizsgálata
- nyilvántartások és munkafolyamatok fejlesztése
- új funkciók és sablonok kialakítása
- felhasználói visszajelzések feldolgozása
- kisebb módosítások és finomhangolások
- rendszeres egyeztetés
A havi díj az együttműködés keretében végzett feladatok körétől, a kezelt rendszerek számától és a fejlesztések gyakoriságától függ.
Az árak alanyi adómentesek, áfa nem kerül felszámításra. A végleges díjat az első egyeztetést és a feladat pontos meghatározását követően adom meg. A felhasznált alkalmazások és külső szolgáltatások esetleges előfizetési díjai nem részei a szolgáltatási díjnak.
A megfelelő eszköz a megfelelő feladathoz
A digitális megoldás kiválasztásánál figyelembe vesszük a vállalkozás méretét, a felhasználók számát, a kezelt adatok jellegét és a szükséges hozzáférési szinteket. A cél nem egy indokolatlanul bonyolult rendszer, hanem egy biztonságosan és a mindennapi működésben is használható megoldás.
Nézzük meg, hol lehet egyszerűbb a működés
Írd meg röviden, melyik folyamat vagy adminisztrációs feladat okozza jelenleg a legtöbb nehézséget. Az első egyeztetésen közösen áttekintjük, hol érdemes elkezdeni a fejlesztést.